how to write an effective email

Cách viết email hiệu quả

Sử dụng thư điện tử (email) là một cách rất nhanh chóng và thuận tiện để liên lạc, đặc biệt trong kinh doanh. Tuy nhiên không phải ai cũng có thể sử dụng thành thạo và tận dụng được tính ưu việt của email. Những mẹo nhỏ sau sẽ giúp bạn viết email tốt hơn và nhanh hơn.

Các phần của một bức thư điện tử

· Lời chào

· Câu mở đầu

· Nội dung thư

· Phần kết

· Kính thư

· Chữ ký

Chủ đề email có vai trò quan trọng trong việc định hướng nội dung chính của email. Do vậy, chủ đề phải ngắn gọn, súc tích và truyền tải được thông tin chính.

Chủ đề tốt

* Invitation to the ABC Conference, Nov 2009
* Application for Account Manager Position #413 – Jane Smith CV
* Agenda for the meeting on Monday, 10am
* Party Invitation for John, Sally and Martin
* Updates on the building plans
* Meeting scheduled for Oct 15, Thursday @ 10am
* Great craft ideas using recyclable materials

Chủ đề không tốt

* [blank]
* Hi, Hello, How are you?
* First line of the email message
* Words to avoid: Help, Percent Off, Reminder, Free

Lời chào: chú ý không viết sai tên!

· Dear [tên],

· Hi [tên],

· Hi,

· Hello [tên],

· Hello,

· To whom it may concern,

Câu mở đầu:

· Following our phone conversation, I am sending you…

· Attached please find the documents you requested regarding…

· In regards to the upcoming pilot program, I have listed below the tasks and deadlines that need to be completed.

· Further to our last discussion, I would like to bring to your attention the following issues:

· As we agreed, there will not be …

· Please reconsider our proposal for …

· In response to your job post for Marketing Director, please find below a brief overview of my skills. I have also attached my CV for your review.

Nội dung thư: ghi cụ thể chi tiết nội dung và những yêu cầu cần thiết

Phần kết:

· I look forward to your reply.

· Thank you for the time you have taken to review my candidacy for the position.

· Please don’t hesitate to contact me with any questions or concerns you may have.

· Thank you, in advance, for your time.

· I await receipt of the information we discussed.

· Please forward me the exact information.

Kính thư:

· Sincerely,

· Thank you,

· Best Regards,

· Thanks,

Chữ ký: ghi rõ tên, chức danh, công ty và thông tin liên lạc

· Tên

· Chức danh, tên công ty

· Địa chỉ Email

· Số điện thoại/ số Fax

· Địa chỉ Website

To be Continue...

Thanh (Theo vietnamlearning.vn)